高职院校档案数字化管理

[摘 要]作为数字信息化工程的引领者,高职院校有必要在推进档案信息化建设时,强化档案信息资源的整合力度,加强数字化管理力度,并积极探索档案资源的共享途径,以提升对高职院校信息资源的整体利用水平.高职院校档案信息数字化的建设需要循序渐进,在清楚认识每一个环节的基础上,才能规划和建设好高职院校档案信息数字化之路,为今后更高的发展打下良好的基础.

[关 键 词 ]高职院校；档案；数字化；管理

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.02.128

[中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）02-0174-01

1.高职院校实现档案信息数字化管理现状

1.1 高职院校的档案管理部门缺乏共享与合作意识

目前,很多高职院校的档案管理部门对于档案管理的认知停留在完成本部门的档案管理任务上,缺乏与兄弟院校档案部门展开深入协同与共享合作的意识,影响高职院校之间的信息互交.同时,由于档案管理部门长期在传统的档案管理模式中,对传统的档案管理模式产生较强的依赖性,由此导致其对档案管理模式的变革产生抵触情绪.

1.2 高职院校档案数字化工作中制度建设方面不够完善

目前,很多高职院校的档案数字化管理工作缺乏统一标准规范,各个部门之间缺乏沟通,高职院校针对具体的档案管理事务都需要独立制定档案管理办法和整理细则,造成高职院校档案的同类管理办法的重复制定.

1.3 系统不兼容

办公自动化系统与档案管理系统不兼容,办公室与档案室在管理软件的衔接不到位,对电子文件的归档工作造成很大困扰.

1.4 Office软件升级

Office软件升级后,由于高职院校科室电脑里安装的Office版本不统一会出现归档时由于版本不兼容造成电子文件打不开的问题.

1.5 大多数高职院校还处于电子文件与纸质文件同时保存的状态

这是指同时保存具有相同内容的纸质文件和电子文件,同时将文件在各个部门的办公化自动化网络中传递,这种过程提高了工作效率,但是纸质文档保存的过程需要在文件完成以后进行,造成不必要的浪费,更主要的问题是,电子文件的应用受到影响,信息的数字化建设进程得不到很好的发展.

1.6 电子文件的不安全因素,影响了保存期限

电子文件具有操作方便、传递快捷、存储空间小等特点的同时会带来一些不安全因素,如不能直接读取、信息与载体相分离,数据丢失、感染病毒、对软硬件设备条件依赖等.这些都给电子文件的安全存储和长期保存带来威胁.

2.高职院校实现档案数字化管理的方法策略

2.1 高职院校档案信息数字化管理的基础是要做好归档收集工作

电子文件的归档意识不强和电子文件收集归档制度尚不完善造成了在高职院校档案工作中经常出现一些收集不到或丢失文件的现象.在完成收集工作时必须将以下问题解决：第一,要建立相应的电子文件的收集制度；第二,对于电子文件内容、原始性、保存、识读有关的技术状况的鉴定工作应当充分重视,为了协调好利用与建库成本的关系,应当将不应归档的电子文件剔除在外,将重要文件打上归档标记；第三,对于归档前与归档后的著录工作也应当重视起来.最后,注意加密工作,特别是要防止泄露、篡改和破坏.

2.2 选择符合高职院校特点的档案管理软件是数字化管理的关键

电子文件,是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件.大量的电子文件产生以后,首先需要解决的问题是软件平台.目前,档案管理比较混乱,很多软件的功能单一,跟不上高职院校的发展需要.针对档案管理软件种类繁杂的实际,档案工作上水平,高职院校应选择以档案原文扫描为基础的媒体管理软件.

2.3 建立高水平高素质的专职档案队伍,增强档案管理的制度建设

人在档案信息数字化的过程中是重要的,要做好档案数字化建设就必须要提高档案工作人员素质以及培养电子环境下工作意识.要充分了解电子计算机技术,熟练掌握档案学理论、原则和经过改革的档案管理方法和技术,只有这样才能在技术上对档案数字化网络建设提供足够的支撑.档案工作人员要具有高度的责任感和保密意识,具备较强的政治觉悟和良好的职业道德.高职院校档案部门应当加强对在职人员的培训的工作,及时引进双重知识结构复合型人才.第一,进行档案数字化培训和专业的定期考核.应当根据不同岗位有针对性的进行培训以适应工作需求,在进行系统的数字化管理培训的过程中更新管理人员的技术知识和提高整体专业素质.第二,使人员配置机制更加灵活.采用竞争上岗的方式,对外引进优良人才,使管理人员实现良好的流动.第三,建设专职数字化管理队伍.作为现代化办公之上的一种知识密集型工作,档案管理工作既要高职院校档案管理人员具有很强的分析能力和相应专业知识,还要管理人员具有较高的素质和技能来保证使用者能够提供大量数据档案信息,在这个过程中将传统的档案管理转型为数字化管理,在IT行业和信息时代迅速发展的过程中.高职院校档案的数字化管理将成为档案管理的重中之重；同时,要注重加强高职院校的档案管理制度建设,促进高职院校档案数字化建设进程.

3.结 语

高职院校档案数字化建设是当今信息社会对档案管理工作的必然要求,也是高职院校档案工作发展的必然趋势.但高职院校档案信息数字化的建设需要循序渐进,只有清楚的认识了每一个环节,才能对高职院校档案信息数字化进行有效地规划和建设,为今后更高的发展打下良好的基础.

主要参考文献

[1]齐樱峰.浅谈学校档案信息数字化管理的状况与策略[J].城市建设,2010（3）.

[2]陈文.实现高校档案管理数字化的策略[J].北京电力高等专科学校学报,2012（10）.