本站原创会计档案是一个单位经济往来的真实历史记录,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据.电算化会计档案作为会计档案的一部分,与传统纸质载体形式的会计档案相比,有其自身的形成特点和管理要求.电算化会计档案指存储在计算机中的会计数据（以磁性介质或光盘存储的会计数据）和计算机打印出来的书面形式的会计数据.会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据,以及会计软件系统开发运行中编制的各种文档程序和其他会计资料.随着社会的发展和科学技术的进步,我国相当多机构已经开始使用会计软件进行账务处理,会计电算化提高了工作效率,为整个管理工作现代化奠定了基础.会计实行电算化后,会计档案的管理呈现出新的特点.随着会计电算化的普及,计算机处理经济业务的比重越来越大,会计电算化使会计人员从繁重的手工核算中解脱出来,减轻了财会人员的工作强度,提高了工作效率,为实现管理工作现代化奠定了基础.会计电算化后,会计档案的内容、生成、传输、保管呈现出新的特点,也对会计档案的管理提出了新要求,这就需要我们不断深入研究与总结,以提高电算化会计档案的管理水平.
电算化会计档案治理的主要任务是：监督和保证按要求生成各种档案,保证各种会计档案的安全与保密,保证各种会计档案得到合理和有效的利用,并安全保存.
一、电算化会计档案的内容
1. 纸质会计档案.指从会计电算化系统打印出来的书面形式的会计档案,包括会计凭证、会计账簿、财务会计报表、财务分析报告等,也包括应当依法保存的会计档案移交、保管、销毁清册等其他类档案.
2. 非纸质会计档案.指包括计算机硬盘、软盘等磁性介质或光盘等其他介质存储的、只能以电子数据状态保存的会计数据,包括会计凭证、会计账簿、会计报表等数据和会计数据库.
3. 计算机系统档案.包括计算机硬件系统型号、存储空间和外部设备类型及其增减变化；计算机操作系统及网络操作系统型号；财务软件的编程语言、数据库系统类型；财务软件的系统名称、版本号,与之配套的安装光盘、磁盘、用户怎么写作卡以及用户手册等全套文档资料.
二、电算化会计档案的生成与管理
1. 纸制会计档案生成与管理.会计电算化操作员向会计电算化系统输入记账凭证前,首先应认真审核原始凭证的合法性、正确性；编制记账凭证时做到科目使用正确,数字准确无误.审核记账员（由复核人员兼任）应在计算机屏幕上直接对系统内的记账凭证一张一张进行审核,不能等到期末使用“成批审核”功能集中审核；同时,复核机制记账凭证并签章.二者同步完成后,系统内审核后的记账凭证方可用来登记账簿.而机制记账凭证除由制单人员、复核人员签章外,还应由记账人员及会计机构负责人或会计主管（兼任会计电算化主管）签章,收付款记账凭证还应由出纳人员及领款人签章,方可作为有效的会计档案保管.
机制记账凭证的编号应由计算机自动顺序产生,必须连续.编号间断时,应在断号后第一张凭证上说明断号原因,并由有关人员签章.、银行存款、转账凭证的分册科目汇总表每本凭证打印一张,连同该本记账凭证及其所附原始凭证一起装订保管.
日记账每天在计算机内登账并打印输出后,由出纳人员核对库存,核对无误后由出纳人员、记账人员、复核人员、会计机构负责人或会计主管在账簿上签章,按月连续编页码并装订成册,以防账页的散失或被抽换.年终再将各月日记账按顺序装订成册,加盖封印,妥善保管.同样,银行存款日记账也应每天登账并打印输出,绝不能等到期末集中登账和打印,其审核签章、装订、保管与日记账相同.此外,出纳人员每月月末编制银行存款余额调节表,由出纳人员及会计机构负责人或会计主管签章后,与银行对账单一起保管.
总账、其他明细账定期打印输出,连续编号,经审核后装订成册,同样应由记账人员、打印人员、装订人员、会计机构负责人或会计主管在账册封面上签章并加盖封印.一般可根据企业实际情况和工作需要按月或按季、按年打印,但最迟至次年１月末应全部完成此项工作.当然,也要根据税务、审计等管理部门要求,及时打印输出有关账簿.
2. 非纸质会计档案生成与管理.存储计算机中的会计数据（以磁性介质或光盘存储的会计数据）,是在会计电算化情况下新的会计档案形式.这种会计档案只能以电子数据状态保存,而通过会计数据备份的方式生成.目前,大多数会计电算化软件均支持计算机硬盘、软盘及移动存储设备（移动硬盘、光盘、磁带机）备份.备份次数应视单位的会计业务量大小而定,但每月不应少于两次.数据资料备份要有专人负责,建立相应的责任制.数据资料备份包括对计算机内的会计信息的日备份、月备份和年备份.对于计算机内的凭证及总分类账、明细分类账、报表等重要数据最好采用ＡＢ备份法进行数据备份,杀毒后放置在不同地方妥善保存,以防止因病毒入侵或地震、火灾等意外情况而造成计算机故障和存储设备损坏而丢失数据.各种备份光盘设备均要标明类型、备份期间、备份时间和备份人员等有关标识,以便查找.
对于归档保存的会计数据备份时最好以只读形式保存,这样可以防止无意或人为的改动,保证会计档案的真实性以及日后会计数据恢复时会计信息的正确性.
3. 计算机系统档案的管理.会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序,都应视同会计档案保管.保管期限截止至该系统停止使用或有重大更改之后的5年.
三、电算化会计档案管理应注意的问题
鉴于电算化会计档案具有上述区别于传统会计档案的特点,在电算化会计档案的管理工作中,除了传统会计档案管理应注意的问题外,还应特别注意以下几个问题：
1. 要特别注意对电算化会计档案中软件文档的管理.这些软件文档是进行会计信息系统维护必不可少的资料,它可以帮助理解别人的设计思路和编制的源程序代码,同时一个软件系统由于主客观的原因不可避免地会产生一些问题,如果没有保存完整的软件文档,系统的维护将非常困难,甚至不可能.
2. 电算化会计档案受质量、温度湿度、磁场等因素的影响较大,易受破坏.在管理时应注意如下问题：一是在选用保存会计档案的存储介质时,应特别注意选用质量较好、可靠性较高的介质,存储介质的质量关系到会计档案能否被使用,而纸张的质量只会影响到使用效果；二是对存放在存储介质上的会计档案应写好“保护”字样,存放在防潮、防热、防尘、防磁的场所；三是对存放往年会计档案的介质应定期复制,如每半年复制一次且最好复制双份存放在不同的地点,各种备份软盘均要标明类型、备份期间、备份时间和备份人员等有关标识,以便查找；四是对使用时间较长的存储介质应定期进行替换；五是对硬盘上的会计档案应定期备份到软盘或光盘上.系统管理员以及会计电算化操作员应及时制作数据备份；六是需要对备份磁盘进行操作而又可能危及该磁盘的完整性时,应制作复制件,使用复制件进行操作.
四、电算化会计档案保管的几项措施
1. 完善制度,规范管理.建立健全法规和制度是管理电算化会计档案的保障.在《会计档案管理办法》的基础上,不断完善本单位会计电算化档案管理制度,如制定细化的《电算化会计档案岗位责任制》、《安全保密制度》、《计算机硬软件和数据管理制度》等,在实际工作中以制度约束行为,以制度规范管理.
2. 建立授权操作制度,实行岗位专人专职制度.实行会计电算化后,会计岗位的设置也要发生相应的改变,根据责、权、利、效相结合的原则,对不同的岗位赋予不同的权限.采取不相容职责相分离的措施,严格岗位责任制.在单位中应设置会计电算化档案管理员,专门负责会计档案的整理归档,且该管理员不能由出纳人员兼任.电算化档案管理员的岗位职责有：在规定期限,向会计电算化系统各类有关人员催收会计数据备份及存档资料,并填写存档清单；按规定保管存档的各种会计电算化档案；负责会计档案的安全保密,不能擅自借出.经会计电算化主管和单位负责人批准允许借阅、复制的会计档案应登记手续；定期对磁或光介质的会计档案进行检查、杀毒工作.
3. 加强防范,确保档案安全.单位的会计档案是单位的重要资料,不得随意观看.因此应用会计系统的计算机不应直接连接互联网,如果单位实行会计网络化管理,一好内部网与互联网的物理隔离,确保会计数据不受外部的影响,保证会计档案的安全.对此,可采取的措施包括：在单位内部设置防火墙；安装信息网关和安全路由器；设计授权和身份认证系统；进行信息加密；加强安全监测预警系统的实时监控等.
4. 提高会计档案管理人员的业务素质.会计档案管理是一项专业性、技术性、政策性很强的工作,计算机技术的普及又对会计档案管理工作者提出新的更高的要求,会计档案管理人员业务素质和能力是管好用好会计档案的关键,针对目前各单位档案管理机构中,缺乏既懂档案管理知识又精通财会知识和计算机应用的复合型人才,不能适应新形势下会计档案管理工作需要的情况,因此单位领导应重视会计档案管理人才培养,进一步加强会计档案管理人员队伍建设,不断提高他们的政治素质和业务素质,使他们尽快掌握现代化的管理方法和技术,不断提高会计档案管理水平.