本站原创摘 要 ；在产品设计工作中会产生除图纸以外的其它技术文件,如设计任务书、计算书、试验报告等.目前多数单位已经或将要采用PDM（product data management-产品数据管理）系统来管理这些文件,以实现网上起草、审批文件、给文件编号、存档,达到无纸化办公,且便于查询、调阅、统计的目标.本文探讨如何通过简化产品技术文件的编号来达到上述目标的技术文件计算机管理的方案,以提高工作效率、减少人力、物力资源的耗费、降低办公费用.
关 键 词 ：技术文件；计算机管理；高效；低成本
1.概述
在汽车产品的设计活动中,除产品图纸外,还会输出设计活动中产生的其它一些文件（如设计任务书、计算书、试验报告等）,随着计算机和网络技术在企业中的普及,使我们有可能将这些文件放在计算机中起草、会签、审批、存档,且在日后的工作中可以借助企业的内部网络来查询、阅读这些文档,或在某个项目实施到某个节点时,快捷地统计出该项目的哪些文件已经完成,或统计一年中产生了哪些文件.这样做的另一个益处是：可以提高工作效率,减少纸张的使用,逐步实现无纸化办公,减少日常性工作的费用.
实际工作中需要标准化工作人员考虑好本单位技术文件在计算机中管理的方案,然后由软件工程师按标准化工作人员的方案,对现有的PDM系统做二次开发,以适应本单位的实际需要.
本文主要探讨如何考虑好技术文件在计算机中管理的方案
2.产品设计文件在PDM中的管理
笔者所在的单位是汽车生产企业,本单位的产品设计文件是指在产品研究、试制、试验、评审、验证、定型（鉴定）过程中产生的各种设计文件,但不包括产品图纸、明细表、修改通知单、产品标准等.常用的技术文件见表1.
在未用PDM管理之前,技术文件的编号规则分两种情况：
在编号中不需要表明发文单位时,技术文件编号的构成：
例如：
SBll0022 换挡拉索断裂试验报告 （SB-试验报告,11-2011年,0022-11年第22个试验报告）
PS070010 08款前风窗下横梁评审报告 （PS-评审报告,07-2007年,0010-07年第10个评审报告）
在编号中需要表明发文单位时,技术文件编号的构成：
单位代码：
10发动机设计室,11产品规划室；
12车型设计室,13车身设计室；
14道路试验室,15底盘设计室；
16技术档案室,17电器设计室；
18变速箱设计室,19车桥设计室
20空调设计室,21金属材料室；
22非金属材料室,23标准化室
24工艺规划,25生产准备；
25总成试验室,26专用车设计室
例如：车：身设计专业2011年第一份技术问题处理通知书的编号为：工程13字11000l号
常用的文件都备有电子模板,起草人在模板中写入内容,打印成纸质文件,经过签字、审批、编号后,将复印件发给相关单位,底稿归入档案室,登记存档.对于不需要表明设计单位的文件,由标准化员统一登号.对需要表明设计单位的文件,由发文科室自行登号,每个单位有自己发文编号登记本,底稿由发文单位或个人保存.
按照ISO/TS9000～ISO/TSl6949的质量管理体系编写的企业管理程序文件的规定,上述文件中,有些文件有保存期限的要求,如果严格执行保存期限的要求,文件管理单位需要定期清理、销毁已过期的文档.
在PDM中给技术文件编号的方案
方案一：
将上述非计算机管理的模式移植到PDM中来,但在实施中发现,用2个字母来表达文件的类别,并且要这2个字母与文件类别名称中某2个汉字拼音字母相关,当文件的种类较多时（表1中是常见的文件,梳理中发现本单位在汽车产品开发流程中,设计部门用到的文件有50多种）,2个字母已不够用,因为类别过多,不小心可能会引起重复、混淆；将来每增加一类文档时,还需要标准化员新给一个“文件类别代码”,要软件人员加到PDM中.
方案二：
曾考虑过采用的2个字母与“文件类别名称”无关,将现有的文件类别名称全部列出来,按顺序给每类文件名称分配2个字母,如：
可用的2个字母组合有：从、AB、等hZ：BA、BB、等BZ：等zA、zB、等zz）；如果不用字母0,理论上可用的代码有625个.
这个方案中,代码字母的选择与“文件类别名称”不关联,“代码”只是一个顺序号,从代码上看不出是什么文件,失去了方案一中代码的作用.
方案三：
讨论中,有同事认为：用“代码”来识别文件的类别（名称）,是在人工管理文件时便于档案人员分类存放和查询、调阅.现在如果用计算机管理,我们可以在起草文件时,给每个文件填写相应的“属性”信息来达到相应的目的,而不需要再用“代码”来分类.既然“代码”已不需要,那就干脆不用.顺着这个思路,我们给出了文件编号方案：
年代号（2位数字）+顺序号（5位数字）
此方案的文件编号中只有7位数字,没有“文件类别名称”代码,也没有“发文单位代码”,比起前2个方案要简单些.但因为是用计算机管理,它可以包含前述两个方案的功用.
具体实施的方法是：
1）将需要在PDM系统内编写的文件模板的名称和相应的模板放到系统中,系统后台有一个文件模板清单,列出系统中所有文件模板的名称和模板,并给每个模板一个编号,如：统后,通过要编写的文件模板名称中的关 键 词 （如：输入关 键 词 “报告”）,可以找出模板名称中含有该关 键 词 的一个或几个文件的模板（系统会列表显示：设计计算报告、试验报告、风险评审报告）.选中你需要的模板（试验报告）、填写文件的属性（如：文件标题、文件简要描述、编制单位、编制人、版次、所属项目、项目阶段、所属平台、车型等等.系统自动给出的属性有：文件模板编号、编制日期）、编写文件的内容.
文件编写完成后,编写人发起文件网上会签、审批流程.
文件经会签、审批定稿,由编写人确认之后,系统给文件编号（如这份试验报告是13年在PDM中生成的第51分文档,编号是1300051）,由编写人归档（归入系统中的电子文件库）、上传、发布.
3）文件的查询/统计：查询时可以借助文件的编号、文件名称中的关 键 词 、文件编写单位、编写人的姓名、编写日期、所属项目、所属平台等找到要看的文件.
统计、输出时,可以通过项目代号找出该项目下已发布的所有文件,输出文件的名称、编制人、编制日期.
对于有保存期限的文件,可以按日期由计算机找出过期的文件,予以删除或另外存放.
3.结束语
方案三思路的主要特点是突破了由文件编号来识别文件的种类和发出单位.而是将这些信息由文件的起草者写入PDM中,读者想要知道这些信息时可以在PDM中看到.
方案三与前两个方案相比,省去了文件类别代码和发文单位代码,使文件编号只由数字构成,—方面减少了编号的长度和复杂程度；同时也减少了以后需要新增文件种类时的工作量,当要增加新种类时,不需要标准化员给新文件赋予类别代码,而只要由程序管理员给文件的模板一个编号,将模板加到PDM中即可.
文件的编号处理成流水号,用2位数的年代号开头,以实现每年一个循环,5位数流水号,可以给10万份文件编号.也可按本单位每年可能需要编写文件的份数来选择顺序号的位数（4位、5位、6位等）.