本站原创《档案法》中所说的档案是指“对国家和社会有保存价值的” 档案,这是依档案价值是否对国家与社会有利来划定《档案法》所调整的范围.
由于“国家”和“社会”不是同一概念,各自有各自特定的内涵与外延,所以,对国家有保存价值的档案不等于对社会有保存价值的档案.因此,《档案法》中所指的档案应该分为对国家有保存价值的档案和对社会有保存价值的档案两个部分.
然而,长期以来,我们大都习惯将《档案法》中所指的档案,依档案形成机构的资产所有权性质,划分为国有档案和非国有档案两大部分.这种划分显然与《档案法》中的规定不相符,国有档案并不等于对国家有保存价值的档案,非国有档案也并不等于对社会有保存价值的档案.
所谓社会档案,是指对社会有保存价值的档案.它记录着社会生活中方方面面的信息,既记录了与人们息息相关的各种信息,也记录着社会历史的发展细节.它为维护社会的安全运转和保障社会各方的权益,提供了坚实基础.
通俗地说,社会档案,是以有关“人”――公民个人为主的信息记录,如,婚姻档案、就业失业登记档案、城乡低保档案、城乡居民健康档案,等等；是以有关“吃”为主的信息记录,如,食品生产档案、药品生产档案、农产品质量安全档案、食品安全档案,等等；是以有关“住”为主的信息记录,如,土地管理档案、城建档案、房屋产权登记档案、环保档案,等等；是以有关“行”为主的信息记录,如,交通档案、汽车制造生产档案、机动车登记档案,等等.
这些对于社会有保存价值的档案,由于其形成者在维护社会的安全运转和保障社会各方权益上的责任是相同的,所以,只要是对社会有保存价值的档案,不论其形成机构的资产所有制性质是什么,不论其是国有,还是非国有,档案行政管理部门都应该同样对其进行有效的监督与管理.
从这个意义上讲,档案行政管理部门不仅要监管好对国家有保存价值的档案,也要监管好对社会有保存价值的档案,而且后者任务更重.