本站原创在信息化背景下,纸质介质、人工收集、手工整理、簿册管理的传统的档案模式封闭僵化、效率低下.为适应组织工作的基本需求,档案管理正逐渐从以档案实体保管和利用为重心,转向档案信息化建设、数字化管理和档案信息的准确、安全、高效的怎么写作利用为重心发展.随着计算机运用、办公自动化的日益普及和电子文件的大量涌现,档案管理信息化已经成为很多企业档案管理工作必须面对的新课题,该文首先分析了实施档案管理信息化建设的重要意义,然后从档案管理面临的问题入手,在此基础上探讨档案管理信息化建设的措施.
随着信息技术的快速发展,信息化已成为社会发展的重要标志,信息与信息技术在社会发展中发挥着非常重要的作用,信息化建设势在必行.档案是重要的信息资源,在社会生活中占有重要地位,管理的重心也走向现代化、信息化,信息化建设成为档案管理工作发展的趋势.
一、为什么要实施档案管理信息化建设
加强对人事档案信息化建设的研究,对于提高干部人事档案管理水平和组织人事工作水平都有着重要的理论和现实意义.
加强人事档案信息化研究对于指导我国组织人事宏观管理具有极其重要的意义.企事业单位档案信息化建设作为一项系统工程,不仅是领导管理的重要组成部分,还是党和政府组织建设和行政绩效提升的一个真实反映,需要从宏观管理到微观管理开展不同层次的研究,更好的开展与公共管理、教育、信息技术、行政文化等的相关性研究.
档案信息化管理方便管理,很大程度上提高了工作效率.档案管理的工作人员可以利用网络技术以视频或网络课堂的方式,使得对档案信息交流以及对档案管理的内容与规范进行详细的了解,这种传播方式不仅直观,便于理解,而且更加生动、形象,显著提高了工作的效率.而且工资人员可以利用网络进行工作经验的交流,并定期开展研讨会,对于工作中出现各种问题,进行讨论,以确定合理的解决办法.只有这样才能提高档案管理的信息化建设,并使得企业档案管理工作逐步走向规范化和统一化.
档案管理信息化建设可提高企事业单位生存力.在很长一段时间以来,企事业单位档案管理在信息资料的收集方面都被一个问题所困扰着,即档案收集具有滞后性,而且往往会由于各种原因而难以收集齐全.而档案管理的信息化建设,则有效改善了这一问题,实现了科技文献图书馆、档案、情报资料的一体化管理,而且在网络技术的帮助下,还能够获得大量有价值的外部信息,丰富企事业单位内部档案信息资源,双管齐下满足对于信息多方面、深层次的需求,同时使得档案信息能够真正发挥其应有的作用,为企事业单位的稳定发展提供有力支持,从而提高综合管理能力.
二、档案管理信息化发展现状及存在的问题
信息化管理理念落后.信息化建设的目的在于提供科学的管理方法,而管理又是源于人们的思想意识.长期形成的传统的黑纸白字留凭、严格控制范围确保秘密安全的管理观念,以及干部人事档案工作幕后作业和工作配角的特点,是干部人事档案工作者公共怎么写作精神和信息化管理意识淡薄的内因.由于人事档案工作是一项怎么写作性的工作,在组织、人事工作中处于辅助和怎么写作地位,很难做出突出的工作成绩和重大的业绩贡献.这使得干部人事档案工作默默无闻,工作成绩与艰辛难以为人所知,难以被社会认知.
信息化建设缺少整体部署.目前事业单位档案信息化建设缺乏统一组织领导和标准规范,档案信息化建设顶层设计跟不上工作实际需要和信息技术发展步伐,缺乏科学与合理的规划.缺少了明确的信息化建设目标和总体规划,还会带来另外一个严重的问题,建设的随机性和随意性,应该深入下去的环节没有解决好,而解决了的又是一些表面问题,导致信息化建设流于形式,信息化应用的实际效果不是很好.信息化建设是一个过程,必须分阶段规划.尤其重要的是一定要根据经济条件和干部工作管理水平做出科学判断,明确每个阶段所要达到的预期效果和时间期限.
员工素质有待提高.档案管理信息化的建设与实现并不是一个完全独立的过程,这个过程的完成对企业事业单位的信息化程度密切相关,而且档案管理工作的完成是在企业信息化比较成熟的基础上逐渐展开并不断发展的.没有企业的信息化建设,档案信息化就失去了基本载体,失去了意义.信息化人员的专业素质欠缺,严重影响了管理工作,档案信息化管理的实施,是不仅仅需要管理人员有非常娴熟的档案管理能力,而且还要有一定的信息技术处理能力以及计算机网络管理能力,同时还需要对档案管理工作流程以及相关注意事项要有深刻的了解,然而目前各个事业、企业单位的档案管理人员大多只能满足传统档案管理的基本要求,并不具备新形势下一个档案管理者应该有的综合素质.
三、档案管理信息化建设的措施
加强现代信息怎么写作理念.信息系统的广泛使用,形成了大量的电子文件信息资源,信息系统用户越多,对信息怎么写作的要求越高,所以,档案管理人员要树立现代信息怎么写作理念.档案工作怎么写作方式在信息时怎么发表生了很大变化,为档案管理工作提供了前所未有的发展空间.档案管理部门对信息要保持高度敏感,调查用户的潜在需求,针对性的策划出不同层次的怎么写作范围、形式,制成信息产品,有计划地开发电子文件信息资源,从而提供专门的信息利用平台,便于用于便捷的获取所需信息.
提高信息技术人才的综合素养.目前,档案管理高级人才匮乏,很多档案工作人员技术水平低.档案信息化建设的关键是人才,因此培养有组织、有规模、有素养的信息化人才已成为关键问题.为了进一步实现企业档案信息化管理的规范化、科学化,应当定期对工作人员进行培训,提高其综合素质,以丰富他们的专业知识和技能.在档案信息化建设中,我们不难看出档案工作者的素质高低将会直接影响到信息化管理水平.有了高素质的人才,能更好建立安全管理和运行维护体系,构建人事档案管理应用组件平台,以保证人事档案管理工作在统一、安全、稳定的网络化平台支撑下平稳运行.因此,为了适应形势发展的需求,档案工作人员既要掌握信息管理知识,又要懂档案基础知识,培养信息化人才成为重要课题.
构建智能化、数字化档案管理系统.根据干部人事档案管理工作流程和组织人事工作各项制度规定,统一设计开发相应的智能软件,软件能够自动根据组织人事工作需要,按照组织人事工作各项制度规则,自动生成相应的档案材料并自动进行管理,实现信息数据产生、加工、整理、更新自动化,实现信息管理、网络管理自动化,数据分析、信息利用智能化,系统维护使用登记备案自动化,达到数据自动处理、信息智能管理、运行安全高效的目标.建立起档案目录数据库以及档案全文数据库,这是进行档案信息化的一个重要的前提和基础,最终逐渐把档案部门的各种物质载体形式加工转化成数字化的信息.
目前,我国现在许多企事业单位自身的信息化程度并不高,或者说正处于信息化建设进程中,内部网络的稳定性、可靠性、安全性都有待提高.为了适应时代需求,档案工作人员必须紧跟时怎么发表展步伐,创新档案管理信息化建设,为档案事业的发展做贡献.档案管理信息化建设并非一日之功,企业各部门之间应当协调分工,企业的领导层应当从管理、战略、技术等多个角度在宏观和微观上进行规划和操作.应进一步强化企业档案管理信息化建设,从而推进企业信息化发展的进程.
（作者单位：山东省威海市市政建设公用事业管理处）