机械制造业计算机成本核算系统的实现

［摘 要 ］ERP引入国内已经十余年了,但由于种种原因,ERP在国内企业实施成功的案例并不多.虽如此,实施现代科学管理理念的ERP系统是成功企业的趋势.在大多数企业尚未实施ERP的过渡时期.如何应对市场对产品成本、质量的不断提高的要求,是这些企业必须面对的事实.本文通过机械制造业计算机成本核算系统的实现,探讨在新形势下如何提高成本核算的精确度,进而控制成本的方法.

［关 键 词 ］成本核算；计算机；机械制造业

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2013.02.008

［中图分类号］F275.2［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2013）02-0019-03

０　引言

在ＩＴ产业日新月异的今天,企业在财务管理方面的计算机应用系统已经是相当普及了,特别是随着商品化软件的发展,国内一些著名的以财务管理软件见长的如“用友”、“金蝶”等公司产品被越来越多的企业使用.据了解,虽然上述公司有功能强大的ＥＲＰ软件,但大多数企业成功使用的仅仅是它的账务处理系统,由于ＥＲＰ的实施要求和条件非常高,而通常来讲成本核算系统是ＥＲＰ较为重要的核心.因此,当没有成功实施ＥＲＰ时,成本核算系统也就无法实施了.

机械制造业财务处理的重要内容成本核算（包括定额成本、实际成本及成本分析等内容）,由于不同行业、不同企业在产品结构、工艺流程、生产组织的方式,材料的形式等方面存在巨大的差异,而上述信息又是成本核算过程中必不可少的内容.因此,单纯依靠一套通用的ＥＲＰ软件来满足所有企业（最起码是大多数企业）的要求是不现实的.而按照不同行业开发不同的系统（目前国外ＥＲＰ软件供应商就是按照企业行业来划分产品的）是解决上述矛盾的方法之一.

基于上述原因,要实现企业的成本核算电算化,只有2条路可走：①企业全面实现符合自身企业的ＥＲＰ系统；②根据本企业的实际情况,开发一套满企业成本核算要求的电算化系统.而在企业全面实现ＥＲＰ,绝不是一件简单的事情,除了大额资金外,对企业自身的要求非常高.目前为止,国内企业,特别是机械制造业ＥＲＰ实施成功的范例不多.因此,走第二条路是在实施ＥＲＰ之前解决成本核算电算化的途径之一.

１　成本核算系统的主要功能

根据企业的情况,我们自主开发了一套适合本企业的成本核算系统,主要运用于电动机产品.目前该系统已经稳定运行多年,基本满足了企业的电机产品成本核算管理方面的需求.

成本核算系统是基于定额成本、实际成本核算的,在此基础上延伸开发了生产作业计划管理及定额领料单开具功能.系统的主要功能有3大部分,即：定额成本核算部分、实际成本核算部分、生产作业计划管理部分.

１．１　定额成本核算部分

该部分具备以下主要功能：

（1）综合零件明细表输入、修改.综合零件明细表类似于产品结构＋基础物料二合一的表格,是核算产品、组件、零件定额成本的基础.

（2）产品定额成本计算.可以按产品、组件、零件算出其定额成本.在定额成本输出单中,将定额成本按材料（原、辅材料）、自制半成品、外购半成品、外部加工费、燃料动力及工时（按一定比例分摊）、工装等分享内容进行分类,材料取自企业内部供应网上的实际动态.

（3）缺料等异常情况分析.在定额成本计算过程中,经常会出现一些类似于材料库中找不到或没有的情况,以及某种零件的工时不存在等异常现象,定额成本计算中具备了将该类情况罗列出来,供进一步分析使用的功能.

（4）材料定额分类.该功能实际上可以用于供应部门的采购计划,以产品为单位,将全年（或一个周期）生产作业计划大纲中所需要原材料按生产车间进行分类汇总,也可以按组件进行分类汇总,为组件法生产提供帮助.

（5）各种半成品、外部加工件的管理.

（6）定额成本检索.可按产品、组件或零件不同条件组合检索,可以查出任意小到零件的定额成本.

１．２　实际成本核算部分

该部分是整个系统的主要部分,主要具有如下功能：

（1）月度初始化.每月进行一次,主要作用是将当期各类数据库清空.

（2）调整在制产品台数.主要针对生产作业计划动态调整而影响成本核算设置.

（3）输入当月各种材料差异.如果企业对生产用的材料、外购、外协件或其他半成品采用的是计划,那么可以根据当时的市场进行差异调整.

（4）定额料单返回系统.针对计算机开具的领料单返回到财务成本核算节点时,输入到计算机中,系统根据实际领料情况进行比对,是成本分析的重要依据.

（5）凭证方式输入.采用凭证输入诸如工时、分摊等信息.

（6）燃、动及固定费用输入,以生产车间为单位,输入燃料机动力、工资、福利费用、制造费用等.

（7）当期材料汇总.以生产车间为单位,将当期的材料汇总并生成材料汇总表.

（8）料单登账处理.当期的领料单输入时系统是存放在临时库中的,只有当月领料单全部输入完毕后,方可进行料单登账处理,此时按产品、生产车间汇总的材料费才真正入账处理,转到在产品成本费用账上去.

（9）当月发生凭证核对.对当月输入的凭证提供核对功能,以免差错.

（10）查阅成本明细账.对无纸化成本明细账簿进行查询.

（１１）输入完工产品.输入当期完工入库的产品及批次、数量.（12）燃料动力及固定费用分配.对燃料动力及固定费用分配的方式有多种方式选择,既可保留工费或燃料动力,也可将当期发生的燃料动力及工费全部、部分转出,同时具备各类分配表格的输出.

（１３）完工产品转出.该功能是实际成本核算的最终结果.在具备和完成上述的操作后,即可根据完工产品的品种、数量进行完工产品的实际成本计算,计算完毕后即可生成完工报表、在制报表等报表.在完工计算过程中,可以设置比较方式,是否与定额领料单进行比较,当与定额领料单进行比较时,自动对原材料、外购半成品、自制半成品、辅料、包装等费用进行设置预提,若不与定额领料单比较时,则采用人工输入方式将上述预提费用输入计算机. （14）数据登账处理.该功能主要是将各车间已分配的费用和已经转出去成本登录到成本明细账上去,经过本程序操作后,将清除当期工时库和固定费用库中各车间的数据,此后本月不能再次费用分配和完工转出.

（15）完工产品累计分析表输出及完工产品累计报表输出.将指定年份年初至指定截止月份的完工数据进行累计分析、计算并输出至打印机；将指定年份年初至指定截止月份的完工报表累计计算后输出.给完工产品的成本波动原因提供参考依据.

（16）各类成本报表输出及成本数据输出.此功能主要提供了向财务主管部门提供各类报表及电子数据,供上级财务主管部门使用.

（17）年度初始化.每年进行一次初始化操作,同时将上一年的成本数据全部备份,以便对历年的成本数据进行追溯.

１．３　生产作业计划部分

该部分的功能主要是充分利用财务管理中成本核算的基础数据,进而开发了生产作业计划、销售管理等功能,其主要功能如下：

（1）产品结构输出.提供产品的树形结构图,供生产制造部门编制、核对车间计划如工艺流程执行状况如何.

（2）产品计划大纲.根据计划大纲及综合零件明细表按照3种模式进行生产作业计划的编制.在编制计划的过程中可以按滚动计划安排投料、生产,对商品、在制、投产的计划分别编制.

（3）产品领料单.根据生产作业计划的安排,将本次投料的产品按材料类别进行分类、汇总后形成单件领料单或领料清单提供给领料部门领用.

（4）半成品库管理.对公司的半成品库进行有效管理,具有入、出库,维护,缺料提醒等功能.

（5）销售利润明细表.输入当期销售税金及附加和销售费用,生成当期的销售利润明细表并计算出单台产品工厂成本.

（6）产成品库管理.对已经完工入库的产成品进行库房管理.

（7）应收账款、其他报表处理.以凭证方式对应收账款进行调整、分析.

２　系统开发的过程及难点、重点

企业的成本核算工作电算化,最大的难度在于技术部门产品的综合零件明细表（产品结构＋基础物料）的结构是否合理,内容是否完整无缺,数据是否准确,管理是否正规,生产执行部门的执行力如何等等,只有上述条件具备了,成本核算电算化方可有效开展.据笔者了解,在制造业,特别是离散制造业,技术资料的管理工作或多或少的会存在问题,因而给财务的成本核算工作带来麻烦.

本系统的开发过程中,首先遇到的难题是产品的材料分类及零部件的代码问题,在数据的管理中,数据代码是必须的,通常应给产品零部件按一定规则进行编码,但本企业产品结构十分复杂,编码牵涉的部门人员较多.而产品结构的不确定性更加增大了编码的难度,最后采取了利用零部件图纸图号作为零部件编码基础的方法,在图号作为编码的基础上,进行了计算机规范以满足软件的要求.在产品结构数据进行录入之前,对综合明细表进行了一次全面的整顿以降低差错率,在录入数据时对那些不需要加工的无图号的零部件给出了规范的定义和编码.成本核算的过程和结果与相关十分密切,不宜采取计划价加差异处理的方法,我们采用了动态的材料,与物资公司的材料库通过局域网联接获得.

在对数据结构的设计工作中,我们采用了以零件为核心的原则,在整个数据体系中,零件是唯一的,这样就从根本上解决了通用零件在多个产品共存而出现的数据二异性.但是在数据整理录入过程中增加了识别的难度.系统设计了具有较强的数据判断识别功能,对输入的数据关键字段进行识别,以防出现数据的二异性,对于可疑数据能够自动剔除后供技术人员确定后再行录入.

定额成本核算功能模块中,在计算产品、组件的定额成本过程中,采取了反向递归算法.产品的零件定义为不能再进行物理分割的最小单元,而组件（部套）的定义为由若干个零件组合而成的复合件,由于组件之下又可能存在多级组件,因此在计算成本时,系统采用了优化的递归算法,既保证了计算的准确性,又使得程序简练,计算迅速.

实际成本核算模块中,系统设置了2种料单返回模式：①是料单返回时可自动与定额料单进行比较,对超定额多领的料单拒收,这样既可保证成本的有效控制,又可以对今后的成本分析提供依据；②是不与定额领料单比较,这样输入速度快一些,但在成本控制上要借助于核算会计的人工审核,对今后的成本分析也较难提供数据.成本核算的方法也提供了多种形式供选择,可根据企业的财务要求,选择工费转入完工产品成本的方式.由于本企业产品类别繁多,其中发电机和电动机在报表格式上有较大的差别,因此在对产品的处理上也预留了多种方式供选择.

生产管理模块的设计中,较好地处理了综合零件明细表中的工艺路线与实际生产中的工艺路线之间的差别.在实际生产组织中,由于各生产车间的情况变化,需要临时调整工艺路线,以满足生产组织的需求,而综合零件明细表又不可能做到适时调整.在程序设计中,我们参照原先手工制订生产作业计划的方法,对工艺路线变化的零部件允许生产计划员进行手工调整,但调整是一次性的,综合零件明细表仍然是原始的工艺路线,若工艺路线作永久性调整,则由计划员与工艺人员协调后,由技术部门按照技术文件管理办法修改后,下达修改通知单方可修改系统的综合零件明细表中的相关数据.

系统中生产作业计划的生产组织模式制订了3类：①第一类是产品（部套）法.此种方法是目前采用的方法,即按产品（部套）来制订生产作业计划,以产品为核心组织生产,优点是简单明了,生产组织容易.缺点是产品零部件的通用性差,同类产品不同批次的一致性差,适配现象严重,给销售怎么写作带来不便,通常适用于单件生产的离散制造业采用.②第二类是零件法.此方法是以零件为核心组织生产,该方法的优点是零件通用性强,产品一致性好,质量可得到有效保证,但对产品结构复杂的企业来讲,对生产管理,技术管理,职工技能要求较高,适用于批量化生产,零件通用性强的机械制造业.③第三类是模块法.模块法就是以常生产的典型产品,从零件开始进行工艺路线、工时分析,制定零件标准生产模式,继而扩大到部套、产品、形成典型产品的模板,其他产品参照该模式进行作业计划的制订.该方法的最大优点是倒排生产作业计划,并能准确地找出生产过程中的薄弱环节,彻底取消凭经验的方法.但该方法对技术文件,工时定额制订的科学性和准确性,设备的状态等条件要求较高,通常适用于产品定型,大批量生产固定产品的企业.

３　结语

成本核算是现代企业管理十分重要的功能,市场经济发展到目前,在产品质量相差不大的情况下,企业之间相比较的就是成本,而成本的高低又直接反映了一个企业的管理水平.在机械制造企业,由于产品结构和生产组织形式复杂,传统的手工方法使得产品成本核算工作异常困难,不但劳动强度大,甚至很难算清产品的准确成本.因此,相当多的企业为了全面提高企业的管理水平纷纷实施了ＥＲＰ.这些企业中,确实有部分具备条件的企业成功地实施了ＥＲＰ,使得企业自身管理水平非常高,市场竞争力具有非常大的优势,给那些没有实施ＥＲＰ的企业做了表率.遗憾的是这样的成功企业并不多,多数先期实施ＥＲＰ的企业都以失败告终.严格意义上讲,那些实施ＥＲＰ失败的企业应该都是不具备实施ＥＲＰ的条件的企业.根据国内大多数企业的特有情况,目前有条件实施ＥＲＰ的企业不多,既然大多数企业条件不具备,而市场经济的竞争残酷性又不容置疑,因此企业根据其自身的情况,借助于自身或外部的力量,实施小范围的成本核算电算化功能以满足企业降低成本,提高质量要求,无疑是一种投资小、见效快的办法.成本核算电算化既可以提高企业成本核算的水平,又可以为今后实施ＥＲＰ打下良好的基础.

主要参考文献

［１］黄俊昌,罗伯特·丹尼尔,谢淑珍.企业财务管理与分析［M］.北京：广播电视大学出版社,１９９５.

［2］张世琪,夏安邦.企业信息化建设［M］.哈尔滨：黑龙江人民出版社,２００３.

［3］薛华成.管理信息系统［M］.第３版.北京：清华大学出版社,２００１.