本站原创摘 要 ：中小企业为了在激烈的市场竞争环境下生存和发展,必须强化自身的经营管理,而一个单位经营管理状况的好坏,与该单位内部控制制度是否完善、严密有着密切的关系.如果会计内部控制制度不完善,就会产生各种管理上的漏洞,就会使单位的经济活动产生混乱,从而危及单位的生存与发展.本文对中小型企业会计内部控制的问题进行探讨.
关 键 词 ：中小企业 会计内部控制 作用 存在问题 完善措施
中图分类号：F275.2
文献标识码：A
文章编号：1004-4914（2012）10-265-02
一、建立中小企业会计内部控制的作用
中小企业会计内部控制是指单位为了提高中小企业会计信息质量,保护资产的安全、完整,确保有关法律法规和规章制度的贯彻执行等而制定和实施的一系列控制方法、措施和程序.其内容主要包括：货币资金、实物资产、对外投资、工程项目、采购与付款、筹资、销售与收款、成本费用、担保等经济业务的中小企业会计控制.中小企业会计内部控制制度的作用如下：
1.能够保护财产物资的安全完整.资产安全完整是投资者、债权人和其他利益相关者普遍关注的重大问题,是单位可持续发展的物质基础.内部控制会计制度对财产物资的采购、验收、保管、领用、核算、记录和核销等各环节采取各种控制手段,可以防止和减少财产物资被损坏,杜绝浪费、贪污、盗窃、挪用和不合理使用等问题的发生.
2.能够提高会计资料的正确性和可靠性.真实、完整的财务报告等资料能够为企业管理层提供准确而完整的会计信息,有利于管理层决策和对营运活动及业绩的监控,是企业经营管理者了解过去,控制当前、预测未来、做出决策的必要条件,有利于提升企业的诚信度和公信力,维护企业良好的声誉和形象.
3.能够促使企业提高经营管理效率.科学的内部控制,能够合理地对企业内部各个职能部门和人员进行分工控制、协调和考核,促使企业各部门及人员履行职责、明确目标,保证企业的生产经营活动有序、高效地进行.其要求企业结合自身所处的特定的经营、行业和经济环境,通过健全有效的内部控制,不断提高营运活动的盈利能力和管理效率.
二、中小企业内部会计控制存在的问题
1.管理人员少,组织结构简单.中小企业多采用集权制,经营机构和内部组织机构比较简单,很多企业都没有设立相应的管理决策机构.管理制度、工作规范、技术规范等都很少,导致职责分工不明确.
2.岗位设置不合理.一些企业根本不设置会计机构,也没有在相关机构中配备专职会计人员,出现销售人员一人销售商品又记账的现象；还有些企业虽然有会计机构,但是岗位职责不分,将不相容的岗位交织在一起,如出纳人员一人管钱又管往来账等.会计岗位设置不合理是影响整个内部控制制度的主要原因之一,因为会计内容繁多复杂,只有进行科学的岗位分工,使之规范化,科学化并落实岗位责任制,才能使整个内部控制得到高效的实施.{1}如果不及时地调整并建立起与之相适应的岗位制度,使会计岗位的分工,责任尽可能地比较规范,科学,就无法保证会计内部控制的正常进行,内部控制在企业管理中的整体优势不能充分发挥,同时,对提高财务人员的素质也是不利的.
3.电算化带来的新问题.会计电算化系统的建立带来网络风险.在传统财务会计中,财务报表是财务报告的核心,有的企业计算机系统缺少操作日志和规则,操作人员不按规定的授权操作,以致计算机信息失控,破坏情况日趋严重.随着计算机技术的普及和深入,此类问题会更加突出.
三、完善中小企业内部会计控制的对策
1.设立相应的管理信息系统.通过管理信息系统,中小企业内部的员工能够清楚地理解企业的内部控制制度,明确其所承担的职责和任务,并及时取得和交换他们在执行、管理和控制企业经营过程中所需的信息.有效的信息管理系统有助于提高中小企业内部控制的效率和效果.企业应按控制系统的需要识别使用者的信息需要,在此基础上收集、加工和处理信息,并将这些信息及时、准确和经济地传递给企业内的相关人员,使他们能够顺利履行其职责.
2.合理岗位设置.首先是建立不相容职务分离控制,不相容职务分离包括业务执行和授权审批职务分离,业务执行和会计记录职务分离,业务执行与审核职务分离,业务记录与财产保管职务分离等.中小企业可以在总经理领导下设置相应的职能部门,由经理统一指挥,与职能部门参谋、指导相结合,做到管理专门化.其次是建立严格的授权批准制度,中小企业应明确规定授权批准的范围、权限、程序、责任等内容,企业内部的各级管理人员必须在授权范围内行使职权和承担责任,经办人员也必须在授权范围内业务.这样做,既能提高工作效率,又能保证经济活动的灵活性和主动性.再次是健全会计人员岗位轮换制度,企业应建立内部会计人员定期轮岗制度,通过定期轮岗,可以无形中增加对会计工作的全面复核,从而达到内部控制的目的.同时,由于各岗位都要定期轮换,担任这些职务的人员势必兢兢业业,即使有弄虚作检测的现象,在轮岗交接手续时也会被发现,这样既培养了会计人员的敬业精神,也增强了内部会计控制的功能.最后是加强会计系统控制,会计系统控制是指通过企业内部会计活动对经济业务实施的控制,是内部会计控制的核心和基础.会计系统是通过对经济交易事项的合理分类、会计分期,并运用会计原则进行确认、计量、记录和报告,完成会计信息的生产、传递,最终实现监督和反映的职能,确保内部会计控制目标的实现.
3.完善会计电算化系统内部控制.会计电算化是现代财务管理的必然趋势,企业在采用电算化后,要加快内部会计控制制度的调整和建设.一是与手工会计一样,会计电算化下对每一项可能引起伪造的经济业务,都不能由一个人或一个部门经手到底,必须分别由几个人或几个部门承担.实行会计电算化后,企业应及时调整原有的组织机构,通过设立一种相互稽核、相互监督、相互制约的机制来保障会计信息的真实、可靠,减少发生错误和舞弊的可能性.企业可以将会计岗位划分为系统主管、系统操作、审核记账、系统维护、数据分析等岗位,同时规定各自的操作权限,使不相容的职责由不同的人员或部门来承担.不相容的职务主要有系统开发与系统操作、数据维护与电算审核、数据录入与审核记账、系统操作与档案管理等.企业为防止舞弊或欺诈,应建立一整套符合职责划分原则的内部控制制度,同时还应建立职务轮换制度.二是基于电算化会计信息系统的安全性和保密性考虑,企业用于电算化会计系统的计算机应尽可能保证专人专用,同时企业应该建立一整套严格的上机管理制度,以保证每位工作人员只在自己的计算机上和自己的权限范围内做自己应该做的工作.无论是正常操作还是非法操作都必须由上机日志记录在案,即使发生问题,也可以根据权限范围以及上机日志迅速追查事故原因,以便分清责任、解决问题.一般来讲,企业对用于电算化会计系统的计算机的上机管理措施应包括轮流值班制度、上机记录制度、完善的操作手册、上机时间安排、操作日志等.三是实行会计电算化后,随着存储介质的改变,对会计档案管理的要求也更加严格,对会计档案的概念也有所发展.对会计档案的管理制度应涵盖对打印输出的证、账、表和存储会计数据和程序的存储介质以及系统开发文档的存档、安全保管和保密.管理制度一般包括：存档的手续必须有会计主管和系统管理员的签章才能存档保管；各种安全保证措施,如备份软盘应贴上保护标签,应存放在安全、洁净、防潮的地方；对采用磁性介质保存的会计档案要定期进行检查和定期复制,防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失.四是加强日常操作管理方面的控制.
综上所述,中小企业要在激烈的市场竞争环境下生存和发展,必须从自身内部修内功、夯基础、壮规模、强实力.从财务管理角度来说,就是不断完善内部会计控制制度的建设.中小企业应从自身规模、财力、人力等自身的特点和经营管理的需要,避繁就简、避虚务实,从经济性、实用性出发.注重实际运作控制,这既是中小企业组织管理的客观要求,也是中小企业生产经营顺利运行的根本保障以及成为市场竞争主体的重要保证.
注释：
{1}李凤鸣.内部控制学.北京大学出版社,2002