本站原创摘 要 ：数字时代,现代数字技术快捷、高效、准确、便利的优势正在深刻地影响新时期的档案管理工作,档案管理发生了革命性的改变.在新形势下,档案管理人员究竟该如何适应时代的发展与需要呢?笔者从档案管理工作的现状出发,结合档案管理发展的趋势,就档案管理工作的转变和适应转变而采取的措施进行了分析.
关键字：档案管理；数字技术；挑战；对策
中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2013）30-0012-03
进入数字时代,现代数字技术快捷、高效、准确、便利的优势正在深刻地影响着新时期的档案管理工作,档案管理发生了革命性的改变,这种改变既有横向的,也有纵向的,这些改变不管是对我们的档案管理工作还是对我们档案管理人员都是重要的挑战,在新形势下,档案管理人员只有认档案管理工作的现状,不断适应新形势下档案管理工作的新要求,不断提升自身素质,才能推进档案管理事业向前发展.
一、档案管理面临三大改变
首先就是档案馆形态由传统型档案馆向数字型档案馆转变,这种转变将传统型档案馆有限的、信息资源不能共享的档案文件实体通过数字化手段和互联网技术的应用,实现了数字化、空间虚拟化、传播网络化以及信息资源共享化.这种转化带来的还有档案实体保管模式的转变：之前的纸质档案管理是相对集中的,进入数字时代后,纸质档案逐步向电子档案过渡,面对纷繁复杂、数量庞大的电子文件,传统档案馆已很难按原有的策略进行档案收集,数字时代的档案馆或许不再必须接收各机关、组织的电子档案,而主要是对分散的档案信息集中管理控制并使其便于公众利用；而档案的实体很有可能将继续保存在产生它们的部门的硬件与软件环境中,档案实体或许将有集中统一保管向分散式保管模式转变.
基于上述档案馆及档案实体的变化,在数字时代,档案怎么写作工作也将发生变化.这种转变首先体现在现在档案管理的怎么写作形态上,传统的档案怎么写作工作主要是在档案馆的阅览室完成的,一般流程是：根据怎么写作对象需要—从库房提取档案给怎么写作对象查询—送回库房,这个流程主要是在档案实体这个“物”上进行；而在数字时代,由于互联网技术的发展和档案实体的数字化,档案信息传递将不受时空限制,用户或许可根据自己享有的权限随时随地在网上检索和查询所需的档案信息,大部分用户可以利用网络怎么写作终端进行自我怎么写作.在这种背景下,档案馆的怎么写作方式也从单一的“物”的怎么写作向多元、多层次的怎么写作模式转变,档案馆工作人员的工作重点也将转变成对档案实体的信息加工,将无序变成有序；丰富馆藏；为怎么写作对象提供信息引导怎么写作.
另外,随着数字时代带来的档案形态的改变,数字时代的档案馆工作人员对档案实体的保护与管理的重点也将发生变化,档案管理工作从往昔的重点保护档案转变为重点保护档案信息,注重计算机安全,防止病毒、等入侵以及信息流失将是档案馆工作人员的重点.
二、新形势背景下,档案管理工作面临的诸多挑战
数字科技是一把“双刃剑”,随着数字时代的来临,档案管理工作在面对上述转变的同时,也不得不看到目前我们存在的诸多机遇带给我们的挑战：
1.目前的数字化管理水平不均衡,管理系统软件不统一.当前,虽然差不多所有的单位都已普遍使用了计算机系统来进行管理档案工作,但是这种建立在单位和系统内部的管理,基本上都是各自为战,没有一个统一的标准.不同的主管部门的单位,使用着不同的数据库管理系统,功能不同,类型不同,档案人员需要重复管理、重复录入,这不仅带来了大量的时间上的浪费,而且还会因为数据庞大和人的差异,由此带来的工作量和可靠性,不得不值得怀疑.
2.对数字档案的认识还比较滞后,制度建设落伍.目前通行的档案管理的相关制度,都是建立在纸质档案为主时代的制度之上的,对数字档案的认识则主要是影像资料等,还没有对真正意义上的数字档案形成一个相对统一的认识,数字档案的收集、整理、管理及应用在法律上、制度上都还没有形成一定的较为统一的概念,没有形成合力,无法形成一定的效力.
3.传统的立卷制度也将面临改革.由于数字技术的发展,我国原有的立卷制度也从“案卷级管理”变为了“文件级管理”,文件不裁不订等方法也都是为了适应数字管理的要求.但是,按照原有的立卷制度,已经无法完成相关要求,原有的立卷制度已严重制约了现代档案工作的发展.由于没有一套统一的规定,在目前这个探索时期,各部门、各系统各行其是,给档案的管理、保存、统计、整理都带来了一定的影响.而且,如果不及时予以处理,这种影响产生的后遗症将会在较长时间里影响档案管理工作.
4.缺乏高级管理专业人员,档案管理工作投入不足.受传统观念的影响,目前档案管理工作人员群体中学历层次偏低,缺乏掌握现代化技术的高级管理人才,特别是既懂档案管理和现代化科学技术,又懂社会科学和经济管理的复合型人才更是奇缺.档案管理人员素质不高,直接导致新技术、新方法难以在档案管理中使用和推广,无法解决在工作中遇到的新情况和新问题.档案管理人员群体结构不合理配置,档案管理人员个体素质偏低,档案群体结构失衡,已成为制约档案管理工作发展的一个重要因素.
另外,同样是受到传统观念的影响,档案管理的投入不足也是影响档案管理发展遇到的重大瓶颈.而投入的不足,又与现代化的档案管理的意识有直接关联.由于现代档案管理意识普遍较低,导致档案管理投入不足,尤其是基层单位,设备更新换代滞后,基础设施简陋,安全措施没落实,相当部分的档案室建设不标准、不规范.至于档案室的自动化、数字化建设,那就只能说是一种奢望.
三、档案管理人员该如何应对挑战
面对机遇与挑战,数字时代的档案管理工作究竟该如何去寻找突破呢?笔者认为：
1.应该加大对档案管理工作的投入.加大档案管理工作的投入,既包括物质投入,也包括人才投入.要不断改善档案管理的硬软件环境,提高档案管理的硬件配置,提升档案管理的人才素质,强化人员培训,使之不断适应日趋复杂的档案管理现状.
2.档案管理的决策者和执行者都要转变观念.观念转变是一切物质转变的前提,决策者和执行者需要不断提高对数字时代档案管理的认识,正确认识到档案管理工作在当前时代背景下的重要作用,实现管理型向怎么写作型的转变,不断完善怎么写作理念.
3.档案管理工作人员要加快业务能力的提升.首先,档案管理工作人员要加强学习,提高创新能力和对新时代档案管理方式变化的适应能力.随着社会的不断进步,科技的迅猛发展,知识更新换代的速度越来越快,周期越来越短,档案管理人员如果不加强学习,加快业务能力的提升,不及时了解档案管理现代化的现状及趋势,很有可能不能适应社会发展对档案管理提出的诸多新要求,就不能胜任日趋多样化的档案怎么写作要求.唯有不断的主动学习、积极学习,及时掌握信息技术和现代管理等相关知识,不断提升数字技术的能力和水平,才能适应现代档案管理的要求.与此同时,作为现代化的档案管理人员,还要富有创新精神,不断拓展档案资源的内涵和外延,最大限度地发掘档案怎么写作的潜质,提升档案怎么写作的水平,以适应现代化的档案怎么写作要求.
4.要上升到制度层面,国家及有关管理机构要加强统一的调度和管理,形成统一的、可操作性强的管理体系和工作方法,紧跟数字时怎么发表展的步伐.
一方面,要加快建立健全适应数字时代要求的电子档案真实和安全的法规.由于电子档案的特殊性,其信息在形成、处理、归档、保管、利用等各个环节都有更改或者丢失的风险性,只有通过法律形式将有关电子档案保管和使用的行为规范下来,使有关部门及个人自觉遵守,才能从制度上保障电子档案的安全.与此同时,法律还要确立电子档案及电子文件的法律凭证作用,确保国家档案行政管理部门能够依法管理电子文件和电子档案.
另外一方面,制定科学合理、严密的电子档案工作标准和规范.随着电子文件的大量产生,迫切需要建立一整套科学、合理、严密的电子档案管理标准和规范,将电子文件的形成、积累、整理、鉴定、归档工作和分类、排列、保存方式,用标准和规范确定下来,使电子档案从诞生之初就得以科学、有序、规范地管理,这是摆在档案部门面前的一项重大课题,也是迫切需要解决的基础性工作.
与此同时,国家档案管理机构还要研制开发数据格式标准统一、可以互相兼容的档案管理软件,解决管理软件“程出多门”的现状,从根本上解决管理档案的不均衡性和软件环境的复杂性现状.
综上所述,只有多管齐下、多措并举,通过档案管理人员、档案管理决策人员的共同努力,才能促进我国档案管理事业的高速发展.