新时代档案管理的规范化

摘 要 ：信息化是新时代的一个趋势,档案管理是提高工作的质量和效率的基础.本文首先讲述了在新时代中档案管理规范化的重要性,分析了目前档案管理工作中存在的一些问题和不足,并针对性地提出建设新时代档案管理规范化的对策,以期进一步提高我国档案管理的规范化.

关 键 词 ：新时代；档案管理；规范化

引言

档案管理是指收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用档案的活动.档案记录着一个国家、公司和单位的历史沿革,它可以真实地反映一个国家、单位、企业职能活动的过去的整体面貌,同时也为以后的工作提供资料参考和利用.新时代档案管理工作的规范化、标准化是档案管理工作的重点之一,是提高档案工作效率和质量的基本保证.新时代的背景,要求档案管理工作必须要运用科学的原则、方法和手段,才能使档案管理与时俱进,适应新形势,使档案管理工作逐渐规范化、标准化、现代化.

然而,目前我国档案管理工作还存在一些问题:管理的理念落后,对档案管理的重视程度不足；部分管理人员的综合素质有待提高；档案管理的基础设施

陈旧,管理手段落后等,这些也是档案管理规范化的阻碍.为提高新时代档案管理规范化的水平,必须采取一系列的对策来实现档案的标准化和现代化的建设.

一、新时代档案管理规范化的重要性

档案是一个单位发展、建设的重要无形资产.随着新时代的不断发展,档案管理工作也显得越来越为重要,逐步受到社会各界的重视,尤其是现代化、信息化的发展,档案管理工作的现代化更是刻不容缓.要使档案工作适应新形势的发展,做好档案管理标准化、规范化,是实现档案工作现代化的关键环节.

档案是单位的一项重要的信息来源,档案管理工作是信息产业的重要组成部分.档案对于单位做出各项关键决策提供了一定的依据.规范化的档案管理,可以为今后档案资料的查找和利用提供方便,为单位的信息收集具有巨大作用,才能发挥档案最大化的贡献,成为单位信息来源的动力.

二、目前档案管理存在的不足

1档案管理观念落后,重视不够

档案管理工作者在观念认识上比较落后,认为自己就是一个“仓库管理员”,只负责各种资料的收集和整理,对于现代化的档案管理的重要性没有足够的重视,认为保管好就行,处于了一种松懈、安于现状的状态,落后的档案管理观念,缺乏现代化创新意识,严重影响了档案管理规范化的进程,使得单位不能很好地利用档案中有用的信息资源.由于领导对档案工作缺乏重视,工作的条件和场所很差,每天重复着琐碎繁杂的工作,工作人员无法认识到自身工作的重要性,认为自己的工作可有可无,产生自卑心理,对档案管理的规范化建设产生了十分消极的作用.

2档案管理人员素质有待提高

档案管理工作是一个需要有一定责任心,工作认真、细心、严谨的岗位,专业素质要求也较高.然而目前档案管理工作人员多数综合素质偏低,新时代新形势对档案工作人员的素质的要求更高,管理者的整体素质问题更加严重.对于档案管理工作缺乏认识和重视,安排一些年龄偏大、、新调动人员做档案工作,导致档案工作的质量得不到保证,严重影响管理工作的效率和水平.但是,科班出身的档案管理人员数量极少,而且薪资待遇不高.这就导致极少的专职人员流失,更加影响了档案工作的信息开发和编研,档案管理规范化建设难以进一步发展.

3管理技术手段落后,设施陈旧

同样由于对档案工作的重视不足,财力投入偏少,使得陈旧的档案管理的设施得不到更新,基础设备缺乏,很多档案室存在到不到规定的安全指标,建设不规范、不标准,严重阻碍了档案管理现代化的建设.我国大多数单位的档案室的管理技术和手段落后,依然停留在传统的手工工作方式,跟不上科学技术手段的不断更新,没有对档案工作信息开发和编研的意识.有些档案室随配置先进设施,管理人员却不利用,使其搁置成为摆设,先进的管理技术也就流于形势,没有实际的操作和利用,因而造成人力、物力和财力资源的极大浪费.这种现象严重制约着新时代档案管理规范化的进程.

三、新时代档案管理规范化的对策

1完善制度,进一步规范档案管理

目前我国的档案管理制度存在不健全、管理体系落后的不足.完善的档案制度,增加档案管理的有序性,可以有效地提高档案管理的规范化建设.建立健全分管领导职责的制度、档案人员岗位责任制、档案员工责任制、档案整理归档制度、档案借阅保密制度、档案鉴定销毁制度、档案库房管理制度、档案安全制度等.各项档案规章制度的条文应简明而严密,便于执行,并在实践中认真加以总结,不断改善和充实.使档案管理的各项工作有据可查、有章可循.有效的档案管理制度,即可以利用最小的人力、财力、物力将档案室管理得井井有条,提高档案管理工作的效率.

2提高档案管理人员的综合素质

档案工作人员的综合素质在很大程度上决定了档案管理工作的质量.因此提高档案管理人员的素质对加快档案规范化的进程具有较大的促进作用.首先,档案人员自身要注重专业素质培养,积极参加培训,熟练掌握档案管理的各个环节和要求,学习先进的科学管理的方法和技术,探索和创新出新的管理模式,以适应时代性的要求,提高自己的业务水平.其次,加强档案管理人员的道德素质培养.档案管理工作的显著特点就是枯燥乏味,因此需要档案管理人员具有较高的道德水平和崇高的职业道德.不断强化管理人员的怎么写作意识,提高工作的责任心,对提高怎么写作水平有很大帮助.从而进一步完善新时代档案管理的规范化建设.

3.明确管理人员职责,确保档案安全

确保档案的完整和安全是档案管理人员的职责.这既是档案保管的基本任务也是目的.自觉贯彻《档案法》和各项有关规章制度,严格执行保密规定,认真做好档案室的安全保卫工作.同时档案保管工作要做到“三不”：不丢、不坏、不乱.不丢,就是避免档案因工作疏忽而使其遗失或被窃,保证档案实体和内容的安全.不坏,是指档案在保管的过程中完好无损,不会因物理、化学、生物等不良因素而使其损坏.同时,应对已经破损的档案,要及时抢救.不乱,就是要求档案保管井井有条,档案保存有序,排架整齐规范, 有目可查,有章可循.档案保管的工作是艰巨的,同时也是光荣的,档案管理人员要明确自己的职责,严格遵守岗位责任制,确保档案的安全和完整,以保证档案管理规范化的进程.

4强化档案信息化,发挥档案信息功能

新时代的发展,社会信息化程度越来越高.要求档案工作也实现信息化的管理.档案管理的信息化有利于档案管理规范化、现代化水平的建设,有效发挥档案的信息功能.因此要加大对档案工作的资金投入,增加档案室的硬件设备,引进和学习国内外先进的档案管理的程序和设备.完善档案管理有传统的手工工作方式向信息化的转变,档案管理实现现代化和信息化的同时促进了规范化的建设,改变传统的纸质档案管理,形成电子信息档案,以便更加便利的查阅和利用,从而可以提高档案查阅的效率,长期来看,可以节约档案管理的费用,明显提高档案管理的效率和质量.

结语

档案管理的规范化对于发挥档案的信息功能具有重要的作用.改变对档案管理的观念误区,加大重视的力度,完善管理制度和体系,加大对档案管理人员培训力度,增加资金投入,以促进新时代档案管理的现代化和规范化的建设,使档案管理早日真正地走上规范化的道路.