本站原创摘 要 ：“教学是立校之本,科研是强校之路”,教学作为高校工作重中之重,教学管理水平的高低必将影响教学的质量及其人才培养.作为高校教学基层的管理者及执行者,教学秘书扮演着无比重要的角色,工作素养的高低直接影响着学校、系部的教学管理水平.写作能力素养是教学秘书职业素质中要求较高却又容易忽视的一个职能.本文将从如何提升教学秘书写作能力这一视角入手,结合工作实际,提出建设性意见.
关 键 词 ：教学秘书；写作能力；实用写作
中图分类号：G451 文献标志码：A?摇 文章编号：1674-9324（2013）42-0046-02
人们常用“既管天文地理,又管鸡毛蒜皮”这样生动的描述来定义秘书的职责：“政策性强、业务性强、怎么写作性强、时间性强,工作繁杂,责任重大.”而教学秘书作为秘书行业的一个重要分支,工作内容亦是相通的,这就要求教学秘书在教学管理中必须具备较高的综合素质.教学秘书作为系部主任教学管理工作的助手,具体执行着学校制定的各项教学管理制度及规定.如协助系部做好学校评估、专业建设、拟定系部教学计划、总结,修订和制定教学管理文件等,这些工作除需要具备良好的沟通能力、计算机操作能力外,更需要扎实的文字写作能力作为后盾.文字写作能力是教学秘书的基本功,是衡量一个教学秘书是否合格的必备标准之一,无论是系部内部信息的沟通,还是对外进行交流,都离不开文稿的撰写.因此提高教学秘书的写作能力势在必行.
一、高校教学秘书写作能力现状
目前我国高等教育没有明确的政策、条文对教学秘书岗位的任职条件、岗位规范进行界定.虽然目前很多高校在招聘教学秘书岗位时限定了学历,但在选拔专业方面限制较少,所以大部分教书秘书都是非中文类、管理类、文秘类专业出身,这就导致了教学秘书队伍的专业对口性不强,在担任教学秘书工作中动笔能力较差,对于政策及条例的描述不规范以及撰写书稿时措辞及格式的较不专业,不擅用政策支撑行文立意；语言、语法结构不合理,逻辑混乱等问题,既影响了文章的质量,又延误了政策的执行,大大降低了工作效率,不能发挥公文的现实效用.因此能够准确地使用书面语言,清晰完整地阐述表达相关政策及文件起草,是教学秘书工作得以正常高效运转的强有力后盾.
二、结合实际工作,提高写作能力
(一)大事记的编写
教学秘书是协助系部主任做好日常教学管理的工作人员.其中,大事记编写是教学秘书的重要工作之一.大事记是某个部门各方面人事、要事的记载,是编纂资料、总结工作、查证历史的重要依据.教学秘书要想条理清晰、内容规整地进行系部大事记的记录,首先要做好对大事记材料、内容的收集与记载.
大事记内容一般围绕系部教学管理、科研、行政、建设等几个方面展开,具体内容如：系部召开的重要会议、举办的重要活动、系部再教育、重大教学成果、教学改革等.而在编写这些内容前,材料的收集与整合是编写大事记的关键环节.资料搜集与整理要注重资料的积累,如果没有丰富的材料,即便再高的写作技巧也是“巧妇难为无米之炊”.这就要求教学秘书平时要善于捕捉信息,如留意系部简报、学报,系部活动的介入等,在时间允许的情况下,要及时做好记录,避免关键信息遗忘.善于通过各种渠道及时将有用的材料进行采编,为谋篇布局、选材用材打好基础,做到突出重点,大事要事不遗漏.
其次,撰写大事记要深入掌握其编写的原则与要求.大事记属于应用文,应用文写作时要突出实用性,要如实反映客观事物、客观情况及真实的思想情感.语言要精辟准确,时间、地点、人物、引文等重要信息都要准确无误,不可模棱两可,含糊其辞；文字叙述要直陈其事、通俗易懂、干净利索,不必像文学作品一样去追求丰富的想象、奇特的细节、华丽的辞藻.
(二)系部计划与总结的编写
计划与总结的书写是一个系部健康发展的标尺,学校、系部教师通过清晰的目的计划总结能清楚地了解工作的各个方面及要求,进行目标明确的教学安排.所以,此项内容也是考查其写作能力的一项重要指标.
计划与总结是对情况与事实概括性的综合归纳,是对事物本质的分析.提高计划与总结的写作水平,首先要提高思想认识能力.思想是公文的主旨、灵魂,写出有思想深度的文字材料,必须要形成自己的公文写作思想库,这就要通过阅读文件、参加会议、参加调研等多种渠道开拓来形成新思路、新概念、新见解.其次,掌握此类文体写作的语言特点.计划与总结也同属应用文体,简洁凝练、文约事丰、质朴平正是这种公文的一贯要求.简洁就是要简单、扼要、不罗嗦；事丰就是叙事丰富；质朴就是符合事实、不浮夸.提高语言水平,需要长时间的积累,模仿是学习的重要形式.教学秘书要根据自己系部的实际情况,选择一些好文章精心研究,用心揣摩作者的思路及语言风格,仔细体会其谋篇布局,形式特征,只有通过大量的练习才能写出好文章.
(三)新闻稿的编写
新闻稿是教学秘书撰写文稿中使用频率较高的一种文体,新闻稿的发布有利于系部文化的宣传,促进系部向更积极的方向发展,是展现系部风采的重要窗口.
由于目前大部分教学秘书的专业对口性不强,缺乏对新闻知识的系统学习,写作经验尚浅.因此,深入学习并掌握新闻稿的写作特点与写法是写好一篇新闻稿的前提.我们可以从以下几个方面入手来提升新闻稿撰写的能力.第一,掌握结构布局.一篇结构严密的新闻稿,一般由标题、导语、主体、结语、背景五部分组成.这五个部分逻辑性较强,因此写作时要正确把握它们之间的逻辑关系.第二,明确主题.主题是文章的灵魂,中心思想.只有明确主题,才能伏案动笔.第三,撰写新闻主体.主体是文章的主要部分,要想使新闻内容简练明确地切入中心,首先要有丰富的新闻素材作为铺垫.积累新闻素材、选好新闻题材、找准新闻角度是写好一篇新闻稿的基础.然而这种业务素质并不是与生俱来的,这就要求教学秘书在平时的工作中培养敏锐捕捉新闻的能力,做工作中的有心人,学会观察与思考,把自己的所见、所想、所感及时记录下来形成文字素材,再从中挑选,再次要通过多阅读报纸及收看新闻的方式进行揣摩与练习,久而久之,集腋成裘就会得心应手地写出优秀的新闻稿件.第四,把握语言特色.灵活的语言运用能力可直接展示书写文章的功底,是写好新闻稿的关键.在写新闻稿时尤其要注意文字的运用.简洁、准确是新闻稿的语言特色,不可过分修饰,追求华丽,勿拖泥带水、画蛇添足.
宋代李凃在《文章精义》中写道：“文章不难于巧而难于拙；不难于曲而难于直；不难于细而难于粗；不难于华而难于质.”此言从一个特殊的角度告诉我们,提高公文写作能力是一个永无止境的过程,深入浅出地叙事明理,传情达意,需要付出艰苦的努力,唯有坚持勤练笔,才能做到厚积薄发、妙笔生花.